برون سپاری مرکز تماس چیست؟

فرض کنید برای خرید لباس به یک پاساژی که ده‌ها فروشگاه مشابه دارد رفته‌اید. فروشگاه الف و ب در یک شرایط یکسان هر دو لباس مردانه می‌فروشند با این تفاوت که ویترین فروشگاه ب و نحوه برخورد فروشنده بسیار جذاب‌تر از فروشگاه الف است. مسلما حس خوبی که در اولین ارتباط داشته‌اید موجب ماندن و خرید شما از همان فروشگاه خواهد شد.

افرادی که به عنوان مشتری به سمت شما می‌آیند را نباید صرفا به دید یک مشتری نگاه کنید و باید از طریق روش‌های گوناگون سعی کنید احساسات آن‌ها را نیز درگیر کنید. به طور مثال در یک مرکز تماس با القای حس اعتماد و صمیمیت از طریق صدای گوینده تلفن گویا، القای حس ارزش به وقت فردی که در صف انتظار منتظر پاسخگو است ، ویترین ارتباطی زیبایی به مشتری نشان خواهید داد. در برون سپاری مرکز تماس به دلیل سرویس‌دهی تخصصی و آموزش‌هایی که اپراتورهای مرکز تماس داده شده است، مشتریان بیشتر به جذب شما می‌افتند.

به صورت کلی برون سپاری به معنای واگذاری دائمی یا موقت برخی از فعالیت‌های اساسی شرکت به یک شرکت دیگر است که در برون سپاری مرکز تماس ، به معنای واگذاری ارتباطات تلفنی به شرکت ارائه کننده این خدمات است.

نگاهی گذرا به مرکز تماس مشتری یا کال سنتر

به زبانی ساده، مرکز تماس (Call Center) محلی است نرم افزار CRM چیست که تعداد زیادی نیروی انسانی جهت برقراری یا پاسخگویی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی حضور دارند.نرم افزار CRM چیست کالسنتر می‌‌تواند در بخشی از دفتر کار یک کسب‌و‌کار باشد یا به صورت برون نرم افزار CRM چیست سپاری مرکز تماس مورد استفاده قرار گیرد. شرکت‌هایی که در یک مقطع زمانی نیاز به برقراری یا پاسخگویی حجم زیادی از تماس را دارند (مثل بازاریابی تلفن)، یا در حوزه پشتیبانی نرم افزار CRM چیست خدمات، فروش سخت‌افزار یا نرم‌افزار فعالیت دارند و نیازمند برقراری تماس‌های زیاد هستند، معمولا برای افزایش رضایتمندی مشتری به سمت استفاده از خدمات نرم افزار CRM چیست مرکز تماس می‌روند. از جمله مزایای استفاده از خدماتنرم افزار CRM چیست مرکز تماس می‌توان به افزایش سرعت پاسخگویی، ارائه خدمات به صورت شبانه روزی، کاهش زمان انتظار مشتریان در صف و نظارت دقیق بر نرم افزار CRM چیست عملکرد اپراتورهای مرکز تماس مشتری اشاره نمود. قبلا مقاله‌ای با عنوان آشنایی با مرکز تماس VOIP منتشر کرده‌ایم که در صورت تمایل ‌می‌توانید این مقاله کاربردی را در بخش بلاگ کاربردی وبسایت مطالعه کنید.

۸ مزیت مهم برون سپاری مرکز تماس که باید بدانید

در ادامه این مقاله کاربردی قصد داری به معرفی و بررسی ۸ مزیت مهم برون سپاری مرک تماس ویپ که به عنوان مدیر یا صاخب کسب و کار باید با آن‌ها آشنایی داشته باشید را مورد بررسی قرار دهیم. پس با ما همراه باشید.

۱) صرفه‌جویی در هزینه‌های جاری با برون سپاری مرکز تماس

اولین و مهمترین مزیت برون سپاری مرکزبهترین نرم افزار CRM ایران تماس صرفه‌جویی در بودجه شرکت است. فرض کنید هیچ شرکتی خدماتی به عنوان برون سپاری مرکز تماس ارائه نمی‌داد و شما مجبور به داشتن کال سنتر در محل کار خود بودید. بهترین نرم افزار CRM ایران در زمان راه‌اندازی مرکز تماس علاوه بر چالش‌های تخصصی،بهترین نرم افزار CRM ایران هزینه زیادی برای خدمات استقرار و تجهیزات سخت‌افزاری متحمل کسب‌‌و‌کار شما بهترین نرم افزار CRM ایران می‌شد، زیرا برای داشتن یک مرکز تماس محلی، نیازمند فضای کافی برای حضور اپراتور‌ها، سرور و تجهیزات شبکه برای استقرار مرکز تماس ویپ، تجهیزات ارتباطی مثل تلفن بهترین نرم افزار CRM ایران رومیزی، تلفن بیسیم برای سرپرست کالسنتر و هدست برای اپراتورها خواهید بود. بهترین نرم افزار CRM ایران با این حال امروز خدمات برون سپاری کال سنتر یکی از خدماتی است که کمک شایانی به کسب‌و‌کارهای کوچک تا بزرگ کرده است.

۲) استفاده مقطعی از خدمات مرکز تماس در برون سپاری

شرکت‌هایی هستند که در یک مقطع خاص نیازمند پاسخگویی یا برقراری تماس خروجی به صورت گروهی می‌شوند. به طور مثال اگر شرکتی شروع به تبلیغات گستره محصول خود در تمام رسانه کرده باشد، در یک بازه زمانی تماس‌های ورودی همزمان زیادی خواهد داشت که مسلما شرکتی که واحد مرکز تماس ندارد، نمی‌تواند بدون از دست دادن مشتریان به آن،ها پاسخ دهد. یا فرض کنید شرکتی تصمیم می‌گیرد به مدت ۳۰ روز محصول خود را از طریق بازاریابی تلفنی به افراد مختلف بفروشد. در این مواقع خدمات برون سپاری مرکز تماس بهترین راهکار برای این کسب‌وکارها محسوب می‌شود.

۳) افزایش سرعت پاسخگویی با برون سپاری مرکز تماس

یک مرکز تماس حرفه‌ای دارای تعداد زیادی نیروی انسانی به عنوان اپراتور پاسخگو است. بنابراین طبیعی است که در زمان برون سپاری ارتباطات تلفنی خود، سرعت پاسخگویی به دلیل افزایش تعداد افراد پاسخگو افزایش یابد. افزایش سرعت پاسخگویی به مشتریانتان رابطه مستقیم با افزایش رضایتمندی آن‌ها دارد. هیچ کس دوست ندارد مدت زیادی را در یک صف منتظر بماند. صف انتظار تماس نیز از این قاعده مستثنی نیست.

۴) نظارت تخصصی بر فعالیت اپراتورها در برون سپاری مرکز تماس

یکی از ویژگی‌های سیستم‌های مرکز تماس، گزارش تحلیلی و دقیق از فعالیت اپراتورهای پاسخگو است. تحلیل و بررسی وضعیت تماس‌های ورودی و خروجی و همچنین نحوه مکالمه اپراتورها این امکان را به مدیران کال سنتر می‌دهد تا بتوانند مشکلاتی که در پاسخگویی وجود دارد شناسایی و در راستای آن موارد را از طریق تذکر یا آموزش رفع نمایند. نظارت تخصصی بر فعالیت اپراتورها وظیفه مدیر یا سرپرست یک کال سنتر است که در واقع یکی از نکات بسیار ارزشمند از مزیت‌های برون سپاری مرکز تماس به حساب می‌آید.

۵) افزایش ساعات پاسخگویی با برون سپاری کال سنتر

اکثر شرکت‌ها به استثنای شرکت‌های خدماتی مثل اپراتورها یا سرویس دهنده‌های سرور مجازی، ساعت کاری شیفت بندی شده و شبانه‌روزی ندارند. اگر یکی از همین کسب‌و‌کارها یک محصول نرم‌افزاری مثل مرکزتلفن ابری طراحی کند و به مرور زمان مشترکین این شرکت زیاد شود، دیگر نمی‌تواند پشتیبانی خود را به ۸ ساعت کار در روز محدود کند. در این شرایط برون سپاری مرکز تماس مشتری می‌تواند بهترین راهکار برای ارائه خدمات و پشتیبانی ۲۴ ساعته اینگونه شرکت‌ها باشد.

۶) استفاده از اپراتورهای آموزش دیده با برون سپاری کال سنتر

مرکز تماس یک دنیای متفاوت از پاسخگویی‌‌‌های ساده روزانه است. یک اپراتور مرکز تماس باید به صورت مداوم آموزش‌هایی برای ارتباط بهتر تلفنی، شناخت شخصیت از روی لحن و صدای مشتریان و تخصص در موضوع فعالیت داشته باشد تا بتواند افراد بیشتری را در قلاب خود نگه دارد. شرکت‌هایی که تخصصی در امور خدمات و اداره کال سنتر ندارند، معمولا نمی‌‌توانند بهترین خروجی را از مرکز تماس بگیرند.

۷) تمرکز بر روی فعالیت اصلی شرکت در برون سپاری Call Center

زمانی که بخشی از فعالیت‌های روزانه یک شرکت برون سپاری می‌شود، بدیهی است که باری از دوش کارکنان و مدیران شرکت کاسته می‌شود که این موضوع منجر به ایجاد تمرکز بیشتر بر روی سایر فعالیت‌‌های شرکت خواهد شد. در زمان برون سپاری مرکز تماس نیز اعضای شرکت به جای سعی و خطا در ارائه خدمات با کیفیت مطلوب، می‌توانند ارتباطات تلفنی خود را به یک شرکت ارائه دهنده خدمات مرکز تماس واگذار کنند.

۸) عدم اشغال فضای داخلی شرکت با برون سپاری Call Center

یکی از ملزومات سامانه تلفن گویا داشتن مرکز تماس مشتری، فضای کافی برای استقرار اپراتورها است. به طور مثال فضایی را با ۱۰۰ میزکار که پشت هر کدام یک صندلی و بر روی هر کدام یک کامپیوتر است سامانه تلفن گویا تجسم کنید. فضای بزرگی به ذهنتان آمد؟ یا مثلا چند واحد از یک ساختمان اداری… به همین دلیل می‌گوییم که با سامانه تلفن گویا برون سپاری مرکز تماس، فضای شرکت شما اشغال نمی‌شود. لازم به ذکر است که یک شرکت ارائه کننده خدمات کال سنتر ممکن است بسیارسامانه تلفن گویا بیشتر از ۱۰۰ اپراتور پاسخگو داشته باشد.

دیگر وقت آن رسیده است که به فکر برون سپاری مرکز تماس باشید

روش‌های ارتباطی در کسب‌و‌کارهای امروزی آنقدر متنوع و زیاد شده‌اند که دیگر جایی برای سیستم‌های ارتباطی منسوخ وجود ندارد. شاید پیش خودتان بگویید هزینه داشتن یک تکنولوژی ارتباطی نوین در این شرایط اقتصادی، حداقل برای کسب‌و‌کارهای کوچک و متوسط کم نیست. بله! درست می‌گویید! اما به این نکته توجه کنید که کسب‌و‌کارهایی با موضوع فعالیت شغلی شما در این بازار هستند که تمام تلاش خود را می‌کنند تا در دنیای رقابت عقب نمانند، حتی اگر هزینه داشتن یک سرویس ارتباطی بیشتر از بودجه‌شان باشد. استفاده از یک مرکز تماس ویپ برای برقراری ارتباط بهینه با مشتریان یک هزینه نیست، در واقع سرمایه گذاری برای افزایش فروش کسب‌و‌کار شماست. مسلما هر چقدر کیفیت ارائه خدمات شما بیشتر شود، فروش شما نیز افزایش پیدا می‌کند و هزینه‌هایی که صرف برون سپاری مرکز تماس کرده‌اید به زودی باز خواهد گشت.

شاید بهتر باشد با وجود این حجم از سیستم‌های ارتباطی برای تعامل بهتر با مشتریان و رقابت با سایر شرکت‌های هم حوزه خود، با توجه به نیاز درون سازمانی که دارید برای یک بار هم که شده از خدمات برون سپاری کال سنتر استفاده کنید.

در این مطلب ۸ نکته از مزیت‌های برون سپاری مرکز تماس اشاره شد که به نظر می‌آید برای تصمیم و اقدام به استفاده از خدمات یک مرکز تماس مشتری کافی باشد. اگر همچنان ابهامی برای استفاده از خدمات برون سپاری کال سنتر دارید، می‌توانید از مشاوره رایگان ویپینگ استفاده کنید

Loading...