تاثیر هدست مرکز تماس بر افزایش کیفیت ارائه خدمات

ارتقای کیفیت خدمات در مرکز تماس وابسته به جزئیات و مسائل بسیار زیادی است که در کنار هم یک مرکز تماس حرفه‌ای با بازدهی بالا را می‌سازند. پیروی از استاندارهای پیاده‌سازی و استقرار، طراحی، بررسی و تحلیل شاخص‌های عملکرد، مدیریت روحیه و انگیزش کارکنان، تجهیزات کاربردی مورد استفاده اپراتورها مثل صندلی، کامپیوتر و هدست از جمله مواردی هستند که در افزایش کیفیت خدمات کال‌سنتر نقش مهمی ایفا می‌کنند. مطالب مرتبط با راهکارهای توسعه مرکز تماس برای ارائه هرچه بهتر خدمات تلفنی یک موضوع بسیار گسترده است که بررسی آن نیازمند نوشتن ده‌ها مقاله اینچنینی است. در این مقاله سعی داریم به صورت متمرکز بروی تاثیر هدست مرکز تماس در افزایش کیفیت پاسخگویی اپراتورهای Call Center بپردازیم.

از میان ابزارهایی که اپراتورهای کال سنتر با آن‌ها سروکار دارند، هدست مرکز تماس نقش عمده‌ای را در بهبود عملکرد آن‌ها ایفا می‌‌کند. هدست مهم‌ترین ابزار ارتباطی میان اپراتور با مشتری است، هر چقدر از یک هدست با کیفیت صدای بهتر، حالت ارگونومیک بهتر و سبک‌تر استفاده کنید، علاوه بر احساس رضایت اپراتور، فرد پشت خط نیز حس رضایت بهتری از کیفیت صدا و نحوه پاسخگویی اپراتور خواهد داشت.

گذری بر ماهیت مرکز تماس و کاربرد آن در کسب‌و‌کارها

ارتباطات غیر حضوری و تلفنی در دنیای امروز بخشی جداناپذیر نرم افزار CRM چیست از ارتباطات شخصی و شغلیمان محسوب می‌شود. نرم افزار CRM چیست دیگر برای خرید یک محصول وقتمان را صرف خرید حضوری نمی‌کنیم نرم افزار CRM چیست یا به عنوان مثال برای دریافت مشاوره مهاجرت به صورت حضورینرم افزار CRM چیست  به یک مرکز مشاوره خدمات مهاجرت نمی‌رویم و این خدمات را از محل خود به صورت نرم افزار CRM چیست غیرحضوری از شرکت‌های منتخب دریافت می‌کنیم. نرم افزار CRM چیست زمانی که تقاضا زیاد باشد عرضه نیز به دنبال آن می‌آید. نرم افزار CRM چیست در چند سال اخیر خدمات غیرحضوری و ارتباطات تلفنی نرم افزار CRM چیست روز به روز در حال افزایش است و در این میان شرکت‌هایی برای عرضه این خدمات نرم افزار CRM چیست و پر کردن خلا نیاز افراد، اقدام به ارائه خدمات نرم افزار CRM چیست خود به شکل غیرحضوری نیز کرده‌اند.

مرکز تماس (Call Center) یک سیستم پاسخگویی از طریق نیروی انسانی به حجم زیادی از تماس‌های ورودی و خروجی است که یا در بخشی از یک شرکت پیاده‌سازی می‌شود یا در صورت نیاز به شرکتی دیگر برون سپاری می‌شود. منظور از برون سپاری مرکز تماس، واگذاری ارتباطات تلفنی مثل پاسخگویی به خدمات و پشتیبانی، فروش تجهیزات یا بازاریابی تلفنی است. معمولا کسب‌و‌کارهایی که ارتباطات تلفنی زیادی دارند، مثل شرکت‌های فروش تجهیزات، محصولات نرم‌افزاری، ارائه خدماتی مثل سرویس اینترنت، مشاوره، بازاریابی تلفنی و … ، می‌توانند از خدمات برون سپاری مرکز تماس استفاده کنند.

ابزارهای کوچک، نتایج بزرگ، بررسی اهمیت هدست مرکز تماس

به این دلیل این عنوان را برای این محتوا انتخاب کردم قیمت نرم افزار CRM تا خیلی ساده بگویم که از جزئیات فعالیت شغلیتان غافل نشوید. قیمت نرم افزار CRM گاهی کوچک‌ترین جزئیات در یک کسب‌و‌کار باعث ایجاد نتایج قیمت نرم افزار CRM بزرگ و محسوسی می‌شود که شاید پیش از این قیمت نرم افزار CRM به دلیل دغدغه‌های بزرگ، چشمتان این سنگ ریزه‌های کسب‌و‌کارتان را نمی‌دید. قیمت نرم افزار CRM در مرکز تماس آنقدر جزئیات کوچک برای بهبود عملکرد قیمت نرم افزار CRM و خروجی بهتر وجود دارد که غافل شدن از هر کدام مساوی است قیمت نرم افزار CRM با افت کیفیت خدمات شما.

یکی از این ابزارهای کوچک که کمک به حذف سنگریزه‌های کوچک کال سنتر می‌کند، هدست مرکز تماس است. انتخاب صحیح این ابزار کوچک بر اساس نیازمندی ‌و شرایط حاضر می‌تواند نتایج موفقیت آمیز و بزرگی برای کسب‌و‌کارتان داشته باشد. شرکت‌های زیادی اقدام به تولید هدست مرکز تماس در انواع تک گوش، دو گوش، میکروفن‌های Omni یا Cardioid با قابلیت حذف نویز و کیفیت صدای HD تولید کرده‌اند که بر مبنای تحلیل و نیازسنجی در نهایت این هدست انتخاب خواهد شد.

 

 

چرا باید از هدست در مرکز تماس استفاده کرد؟

مکالمات تلفنی در مرکز تماس و یا نرم افزار CRM به گونه‌ای است که اپراتور وقت سامانه تلفن گویا بسیار کمی حتی میان دو مکالمه دارد. سامانه تلفن گویا در واقع تماس‌ها یکی پس از دیگری به اپراتور متصل می‌شوند.سامانه تلفن گویا  فرض کنید که با وجود حجم زیادی تماس، اپراتور از تلفن رومیزی استفاده کند.سامانه تلفن گویا  چه اتفاقی می‌افتد؟ اپراتور مجبور است دائما گوشی سامانه تلفن گویا تلفن را در دست یا با گردن بگیرد. این موضوع باعث خستگی زودهنگام اپراتور سامانه تلفن گویا و بیماری‌هایی گردن و دست می‌شود. زمانی که دست اپراتور به واسطه استفاده از هدست سامانه تلفن گویا  مرکز تماس آزاد باشد علاوه براینکه دچار خستگی سامانه تلفن گویا زودهنگام و بیماری‌های مفصلی نمی‌شود، سامانه تلفن گویا این امکان را دارد تا با آسودگی بیشتر در زمان سامانه تلفن گویا مکالمه چیزی بنویسد یا تایپ کند.

هدست مرکز تماس یکی از مواردی است که در راستای بهبود کیفیت کال سنتر و همچنین افزایش انگیزه کارکنان مرکز تماس می‌توان از آن استفاده کرد. موارد دیگری مثل صندلی، زاویه مانیتور، موس، کیبورد و میز اپراتور هستند که می‌تواند انرژی بیشتری را برای اپراتورها ذخیره و در نهایت خروجی با کیفیت بهتری در مرکز تماس مشتری به وجود بیاید.

معیارهای انتخاب یک هدست مرکز تماس چیست؟

هدست‌ها انواع مختلفی در بازار دارند. برخی برای گوش دادن به موسیقی، استفاده در استودیو‌های حرفه‌ای، پاسخ به تماس موبایل و … استفاده می‌شوند. در این میان یک دسته بندی دیگر با عنوان هدست مرکز تماس وجود دارد که همانطور که از نامش پیداست این هدست در  مرکز ارتباط با مشتری مورد استفاده قرار می‌گیرد. اما هدست مرکز تماس با هدست‌های دیگر چه تفاوتی دارد؟

نوع چینش و استقرار کارکنان مرکز تماس ممکن است در هر Call Center متفاوت باشد که این موضوع در میزان صدای همهمه و شلوغی مرکز تماس که همه در حال مکالمه همزمان هستند موثر است. هدست‌هایی هستند که میکروفونشان فقط صدا را از یک جهت دریافت می‌کند. یا هدست‌هایی که صدای همهمه اطراف را با تکنولوژی حذف نویز (Noice Cancellation) از بین می‌برند. همچنین در در انواع هدست مرکز تماس دو نوع تک گوش ودو گوش است که در ادامه به صورت دقیق‌تر به تاثیر هدست مرکز تماس در بهبود و افزایش کیفیت خدمات کالسنتر می‌پردازیم.

• حذف صدای همهمه (Noice Cancellation)

بدیهی است که در مرکز تماس به دلیل مکالمات همزمان، همهمه زیادی وجود داشته باشد. مخصوصا اگر نحوه چیدمان میز اپراتورها به گونه‌ای باشد که افراد به نسبت بیشتری به یکدیگر نزدیک باشند. در این شرایط همهمه تاثیر مستقیمی بر روی کیفیت مکالمه و آزار مشتری خواهد داشت. در بین انواع هدست مرکز تماس مدل‌هایی وجود دارد که با استفاده ازز تکنولوژی حذف نویز که به صورت نرم‌افزاری و سخت‌افزاری در هدست تعبیه شده است، توانایی کاهش بسیار زیاد صدای همهمه را خواهد داشت.

• کیفیت صدای HD

به صورت کلی دو نوع کیفیت خروجی صدا به نام SD و HD داریم. هدست‌های با کیفیت معمولا از وضوح صدای HD برخوردار هستند. طبیعی است هر چقدر کیفیت صدا در مکالمات تلفنی مخصوصا در مرکز تماس بیشتر باشد، رضایتمندی مشتریان از مکالمه نیز افزایش پیدا می‌کند.

• حذف صدای فوت – Air Shock Mic

حتما برای شما هم پیش آمد است که زمان صحبت با تلفن حرف‌ “پ” موجب پرتاب هوا به سمت دهنی گوشی و صدایی غیر منتظره شده باشد. برخی از انواع هدست مرکز تماس برای افزایش کیفیت پاسخگویی و خدمات به نوعی طراحی شده‌اند که این صدای غیر منتظره را در لحظه حذف کنند تا به گوش شنونده نرسد. علاوه بر لحن، صداقت و آگاهی، هر چقدر کیفیت صدا در مکالمات اپراتورهای مرکز تماس بالاتر باشد، میزان رضایتمندی مشتریان از تماس بیشتر خواهد شد.

 

 

 

• میکروفون منعطف و متحرک

میکروفن هدست مرکز تماس به نوعی طراحی شده است که از کنار گوش تا جلوی دهان کشیده شده است. این بخش می‌تواند به صورت منعطف یا متحرک برای تنظیم شدن بهتر جلوی دهان ارائه شود.

• ویژگی میکروفون Cardioid و Omni

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک هدست مناسب برای مرکز تماس مشتری، نوع میکروفون آن است. میکروفن‌ها در دو نوع محیطی (Omni) و نقطه‌ای (Cardioid) طراحی می‌شوند. بدیهی است که در مراکز تماس شلوغ یا زمانی که اپراتورها به هم نزدیک هستند و از طریق جداکننده از هم فاصله‌ای ندارند، میکروفون نقطه‌ای که تمرکز بیشتری بر روی منبع صدا دارد مناسب‌تر است.

• حالت ارگونومیک هدست مرکز تماس

ارگونومیک بودن یک هدست مرکز تماس رابطه مستقیم با افزایش بهره‎‌وری اپراتورهای شما دارد. خستگی زودهنگام و درد مفاصل از جمله عوارض ارگونومیک نبودن یک هدست است که منجر به افت کیفیت خدمات مرکز تماس و اپراتور شما می‌شود. یک هدست خوب باید تمام اصول اروگونومیک را برای راحتی بیشتر اپراتور در نظر گرفته باشد. طراحی گوشی‌ها، میکروفون، نگهدارنده هدست که رو سر قرار می‌گیرد از جمله مواردی است که در ارگونومیک بودن هدست مرکز تماس تاثیر دارد.

• حذف برگشت صدا – Echo

یکی از اتفاقات مرسوم در مکالمات تلفنی برگشت تماس است، حتما برای شما هم این اتفاق پیش آمده است و می‌دانید که چقدر آزاردهنده می‌تواند باشد. برگشت صدا دلایل مختلفی مثل مشکلات خطوط مخابراتی، سیستم مدیریت تماس، مبدل‌های ارتباطی خطوط تلفن با سیستم مرکز تماس و همچنین هدست دارد. هدست می‌تواند نقش مهمی در حذف برگشت صدا داشته باشد. بنابراین یکی دیگر از معیارهای انتخاب هدست مرکز تماس، داشتن ویژگی حذف اکو است.

• هدست باسیم و بیسیم

هدست‌های تخصصی مرکز تماس در انواع با سیم و بی سیم مبتنی بر تکنولوژی های دکت، وای فای و بلوتوث هستند. اما چه زمانی می‌توانید از کدام هدست استفاده کنید؟ هدست‌های باسیم مناسب افرادی است که دائم پشت میز خود حضور دارند و نیازی که حرکت در حین مکالمه ندارند. اما اگر شما سرپرست یک مرکز تماس هستید یا هر سمتی دیگری که نیازمند مکالمه در حین راه رفتن دارید، هدست بی‌سم گزینه مناسبی برای شما خواهد بود.

• نوع پد روی گوشی هدست مرکز تماس

جنس پدهایی که بر روی هدست مرکز تماس از سمت کمپانی سازنده نصب می‌شوند متفاوت است. برخی از چرم و برخی از فوم استفاده می‌کنند. در وهله اول باید پدی استفاده شود که گوش اپراتور مرکز تماس را دچار حساسیت نکند. همچنین لازم است بدانید معمولا هدست‌هایی که دارای پد چرمی هستند موجب تعرق بیشتر گوش نسبت به پد از جنس فوم می‌شوند. در نهایت نتیجه‎‌گیری برای انتخاب بر عهده خودتان است.

• یک یا دو گوش بودن هدست

یکی دیگر از مهمترین معیارهای یک هدست با کیفیت مرکز تماس که نقش موثری در بهبود عملکرد کال سنتر دارد، یک یا دو گوش بودن هدست است. اگر از هدست‌های دو گوش استفاده کنید، تمرکز بیشتری در زمان مکالمه با مشتریان خواهید داشت. در مقابل هدست‌هایی که دارای یک گوشی هستند، باعث می‌شوند که شما صدای اطراف خود را نیز بشنوید. این دو مورد مزیت یا عیب نیستند، در واقع دو ویژگی متفاوت هستند که باید در زمان و مکان مناسب خود انتخاب شوند.

هدست مرکز تماس و دیگر نسخه‌هایی که حال کسب‌و‌کارتان را خوب می‌کند

سراسر وب را که زیر و رو کنید امکان ندارد یک نسخه عمومی موفقیت برای کسب‌و‌کارتان پیدا کنید. این شما هستید که در قدم اول باید بیماری کسب‌و‌کارتان را تشخیص دهید و با نسخه مناسب آن را مداوا کنید. اگر این محتوا را تا اینجا مطالعه کردید احتمالا یا به دنبال خرید هدست مرکز تماس و یا به دنبال افزایش کیفیت پاسخگویی اپراتورها هستید. در این محتوا هم به صورت اختصاصی نسخه‌ای را با استفاده از هدست مرکز تماس برای بهبود حال کسب‌و‌کارتان پیچیدیم که امیدواریم برایتان مفید باشد. شما چه نسخه‌ای را برای بهتر شدن حال کسب‌و‌کارتان پیچیده‌اید؟

Loading...

راهکارهای ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس

ارائه خدمات تلفنی به مشتری شغلی طاقت‌فرسا است که برای اغلب افراد ایده‌آل نیست. فکر می‌کنید چه چیزی انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را بالا می‌برد؟ قطعاً رضایت کارمندان در این مورد از اهمیت زیادی برخوردار است، اما با چه ترفندهایی رضایت کارکنان را بالا ببریم؟

اگر در مرکز تماس کار می‌کنید، به خوبی از مشکلات این شغل آگاه هستید. انجام کار تکراری در ساعت‌های طولانی برای بسیاری از اپراتورها خسته کننده است. اما برای حل این مشکلات و تقویت روحیه کارمندان راهکارهایی وجود دارد. هر آنچه که تا به حال در این زمینه انجام داده‌اید را کنار بگذارید؛ با ما تکنیک‌های جدید را امتحان کنید و از نتایج فوق‌العاده آن لذت ببرید.

چرا به ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس نیاز داریم؟

تعهد عاطفی کارمند نسبت به سازمان و اهداف یکی از مهم‌ترین دلایل پیشرفت هر سازمانی محسوب می‌شود و از این رو کارمندان متعهد یکی از دلایل پیشرفت به شمار می‌آید. از ویژگی‌های مثبت در این کارمندان تعهد عاطفی آن‌ها نسبت به سازمان و اهداف آن است. این دسته از کارمندان تنها بر فیش حقوقی تمرکز نمی‌کنند و به طور موثر در جهت تحقق اهداف شرکت قدم برمی‌دارند. اما برای اینکه این تعهد عاطفی و کاری را در اپراتورهای مرکز تماس بالا ببریم، به چه چیزی نیاز داریم؟ در اولین قدم می‌دانیم که قادر به حذف تماس‌های عصبانی مشتریان نیستیم. اما این امکان را داریم که با راهکارهای مختلف انگیزه اپراتورها مرکز تماس را بالا ببریم. در این صورت مخاطبان هر چند عجول و سرسخت از تماس با اپراتورهای ما لذت خواهند برد.

چند ایده برای افزایش انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس

اگر در محیط شغلی خود هیچ انگیزه‌ای برای پیشرفت کارمندان ایجاد نکنیم، به مرور زمان این روال کاری عادی و معمولی تاثیر سمی خود را بر وضعیت روحی کارمندان ما خواهد گذاشت. برای فرار از این وضعیت تنها باید محیط کاری را محیطی شاد و سرزنده نگه داریم که انگیزه کارمندان ما را بالا می‌برد. اما چه ایده‌هایی در این مسیر به ما کمک می‌کنند؟

۱- از ابزارهای مناسب استفاده کنید تا انگیزه کاربران بالا برود

برای اولین قدم ایده بسیار بزرگی برای شما داریم. برای اینکه انگیزه کارمندان خود را بالا ببرید، باید از نرم افزار مرکز تماس و ابزارهای به‌روز در حوزه خود استفاده کنید. مطمئن باشید که ابزارهای به‌روز انگیزه خوبی برای ادامه کار و پیشرفت اپراتورهای مرکز تماس خواهند شد.

تصور کنید که کارمندان شما برای انجام کار خود مجبور باشد از سیستم‌های متعدد و جداگانه استفاده کنند یا سیستم قدیمی شما با پیاده‌سازی اطلاعات روی فرم‌های کاغذی همراه باشد. هرکدام از این موارد به نوعی برای اپراتور شما دردسرساز است. حتی در برخی موارد کارمندان مجبور هستند که برای ادامه کار خود از چندین برنامه به صورت همزمان استفاده کنند. حتی تصور این مسئله نیز سخت است. بهترین راه چاره این است که یک برنامه واحد در اختیار تمام کارکنان خود قرار دهید. برنامه‌ای جامع و کامل که همه کارمندان را به گردش کار مشتری وصل کند. به این صورت کار اپراتورهای مرکز تماس خود را بسیار آسان کرده‌اید. یکی از این ابزارها، نرم افزار CRM به همراه راه اندازی VOIP می‌باشد.

نگاهی به یک سیستم جامع و کامل برای اپراتورهای مرکز تماس

برنامه‌ای که انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را بالا ببرد، باید ویژگی‌های لازم را داشته باشد. در ادامه این ویژگی‌ها را با شما در میان می‌گذاریم.

• برنامه‌ای کارآمد برای تمام اپراتورهای مرکز تماس
• ایجاد یک کانال ارتباطی داخلی به منظور تقویت و تعامل بهتر کارکنان
• برنامه‌ای برای افزایش مهارت‌های حرفه‌ای و به حداقل رساندن هزینه‌های آموزش

۲- از پاداش و مشوق برای بالا بردن انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس استفاده کنید.

زمانی که از کارمند خود قدردانی کنید، به شخصیت او احترام گذاشته‌اید.نرم افزار CRM به این صورت رضایت کارمند از سازمان را بالا برده‌اید و او را برای کار بهتر نرم افزار CRM تشویق کرده‌اید. این تشویق‌ها از کارمند اپراتوری شادتر با بهره‌وری نرم افزار CRM بیشتر می‌سازد. برای این کار تنها کافیست نرم افزار CRM زمانی که تغییری در جهت مثبت در کارمند خود مشاهده می‌کنید، به او بگویید.نرم افزار CRM اگر به دنبال موفقیت در این مسیر هستید  نکات زیر را فراموش نکنید:

• به کارمندان خود برای موفقیت نرم افزار CRM در کارشان هر چند کوچک تبریک بگویید.
• اخبار شرکت را با اپراتورها نرم افزار CRM به اشتراک بگذارید.
• موفقیت‌های شرکت را با کارمندان خود  نرم افزار CRMجشن بگیرید.
• از طریق برنامه‌های مربوط به کارمندان خود پیام ارسال کنید.
• نظرات مثبت خود را با اپراتورها در  نرم افزار CRM شبکه‌های اجتماعی شرکت در میان بگذارید.
• انگیزه‌ها و پاداش‌های خوبی برای تیم خود ارائه دهید.

همان طور که مشاهده کردید، برای تشویق کارمندان نرم افزار CRM خود نیاز به هزینه‌های زیاد نخواهید داشت.نرم افزار CRM  شاید گاهی با برگزاری یک برنامه ناهار تیمی اشتیاق کارکنان نرم افزار CRM  را بالا ببرید، اما این تنها راه تشویق اپراتورها نیست. راه‌های ساده‌ای که در بالا مطرح کردیم، مسیر را برای شما هموار می‌کنند.

پاداش یکی از راهکارهای ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس

چرا پاداش و تشویق انگیزه خوبی در اپراتورها ایجاد می‌کند؟ شاید این سوال برای شما پیش آمده باشد که چرا باید اشتیاق کارکنان را با پاداش بالا ببریم. بیایید با یکدیگر موارد زیر را بررسی کنیم:

• کارمندان شادتر با پاداش: این طور به نظر می‌رسد که انسان با دیدن احساسات مثبت شادتر خواهد بود. از این رو زمانی که از تلاش و پشتکار اپراتورهای مرکز تماس خود قدردانی کرده، احساس خوبی را به آن‌ها منتقل می‌کنید. اما نکته جالب توجه این است که این احساس حتی ساعت‌ها پس از تمام شدن وقت کاری با کارمندان شما همراه خواهد بود.

• اعتماد بالا در کارمندان: اگر به دنبال تیمی از کارمندان منسجم و موفق هستید، باید اعتماد کارمندان خود را جلب کنید. تنها در این صورت است که تجارت شما با گردش مالی کمتر و روحیه بهتر ادامه پیدا خواهد کرد. اگر با همین فرمان جلو بروید، حتی اضطراب محل کار شما نیز بسیار پایین خواهد آمد. در چنین حالی به آسانی به بهبود محصولات و خدمات شرکت فکر خواهید کرد. با این روند نه تنها انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را بالا می‌برید، بلکه به درآمد بهتر، ثبات و شهرت تجارت خود نیز کمک خواهید کرد.

• وفاداری را در کارمندان: همه مدیران و صاحبان مشاغل می‌دانند که استخدام کارمندان جدید نه تنها زمان زیادی از آن‌ها می‌گیرد، بلکه هزینه‌های زیادی را نیز برای شرکت به دنبال دارد. اما چه عاملی سبب می‌شود که یک سازمان یا شرکت به استخدام نیروی جدید نیاز داشته باشد؟ معمولاً کارمندان زمانی که احساس احترام نمی‌کنند، سازمان یا شرکت را ترک خواهند کرد. پس چه بهتر که با چند ترفند ساده انگیزه کارمندان خود را بالا ببریم و از آن‌ها نیروهای وفاداری برای خود به جا بگذاریم.

۳- بازخورد کارمندان را تشویق کنید و به آن عمل کنید.

اپراتورها با مشتریان زیادی در تماس هستند؛ مشتریانی که از خدمات ارائه شده توسط سازمان شما رضایت دارند، نگران هستند یا شکایت می‌کنند. این بازخورد اپراتورها است که رضایت نهایی مشتریان شما را شکل می‌دهد. از این رو مدیران موفق بازخورد کارمندان و اپراتورهای خود را به طور منظم چک می‌کنند؛ البته منظور ما از منظم چک کردن بازخوردها به صورت سالانه نیست. به این شکل زمانی که احساس کردید، اپراتور شما به مشکلی مواجه شده است، بلافاصله این مشکل را حل خواهید کرد. اما اگر این مورد را مهم ندانید و بازخوردهای کارکنان خود را بررسی نکنید، به مرور زمان شرکت شما از مسیر رشد و پیشرفت خود خارج می‌شود. زمانی که در رابطه با عملکرد و بازخوردهای کارکنان صحبت می‌کنید، به پیشرفت مداوم آن‌ها کمک خواهید کرد.

 

۴- از ایده‌های اپراتورها در جهت پیشرفت شرکت کمک بگیرید

جالب است بدانید که ۶۵ قیمت نرم افزار CRMدرصد از کارمندان معتقد هستند که شرکت آن‌ها از کار عقب مانده است. قیمت نرم افزار CRM  درصد از این افراد بر این باور هستند که هیچکس قیمت نرم افزار CRM به ایده‌های آن‌ها جهت پیشرفت در کار اهمیتی نمی‌دهد!  قیمت نرم افزار CRM از آن جایی که اپراتورها به طور مستمر با مشتریان در ارتباط هستند،  قیمت نرم افزار CRM به خوبی می‌دانند که نقاط ضعف و قوت سازمان شما چیست. کارمندان پیوسته درگیر شکایات و اعتراض‌های مشتری هستند.قیمت نرم افزار CRM  آن‌ها حتی می‌دانند کدام بخش از خدمات شرکت رضایت بیشتر مشتریان را به دنبال داشته است قیمت نرم افزار CRM و کدام بخش نیاز به تغییر دارد. مدیری موفق است که به ایده‌های کارمندان خود گوش دهدقیمت نرم افزار CRM  و از پیشنهادات آن‌ها استقبال کند. این رویکرد نه تنها برای پیشرفت سازمان اهمیت دارد قیمت نرم افزار CRM ، بلکه انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس را نیز بالا می‌برد. با همین ایده ساده انگیزه را در کارمندان خود تقویت خواهید کرد.

۵- ارتباطات آزاد را در سازمان خود تقویت کنید

یک محیط کاری را تصور کنید که کارمندان در آن به راحتی با یکدیگر در ارتباط هستند. شاید در ابتدا این موضوع برای شما اهمیتی نداشته باشد و هیچ تفاوتی میان این محیط دوستانه و یک محیط خشک و کاری نبینید، اما واقعیت چیز دیگری است. معمولاً محیط‌های دوستانه انگیزه کارمندان را برای کار بالا می‌برند. چنین محیط‌هایی با افزایش تعامل میان کارمندان، کاهش تعارض و افزایش بهره‌وری را در سازمان به دنبال دارند. اما اگر سازمان شما با مشکلات ارتباطی مواجه است، از همین حالا برای بهبود روابط ارتباطی تلاش کنید. به عنوان نقطه شروع تنها کافیست که ارتباط آزاد میان کارمندان و اعتماد را در محیط افزایش دهید. از خودتان به عنوان مدیر شرکت شروع کنید؛ مطمئن باشید کارمندان در این ارتباطات تصمیمات شما را بهتر و بیشتر درک خواهند کرد.

۶- از اهداف هوشمندانه در سازمان بهره ببرید

زمانی که از پشتیبانی VOIP اهداف سازمان خود حرف می‌زنید، چه نکاتی را در نظر می‌گیرید؟ پشتیبانی VOIP بسیاری از مدیران از اپراتورهای خود انتظارهای پشتیبانی VOIP غیر واقع‌بینانه دارند. این در حالیست که تنها پشتیبانی VOIPبا ایجاد اهداف واقع بینانه و قابل دستیابی تیم شما انگیزه لازم را برای ادامه کار به دست خواهد آورد.همچنین پشتیبانی VOIP به طور منظم تیم خود را زیر نظر داشته باشید؛ پشتیبانی VOIP اگر می‌بینید که آن‌ها در نقطه‌ای به مشکل برخورده‌اند،پشتیبانی VOIP  به آن‌ها کمک کنید.

چگونه اهداف واقع‌بینانه ایجاد کنیم؟

یکی از مشکلات عمده در میان مدیران عدم توانایی آن‌ها در انتخاب اهداف درست برای سازمان است. به همین دلیل نیز در بسیاری از موارد در افزایش انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس شکست می‌خورند. بهترین راه استفاده از متد SMART است. اهدافی که با این متد ایجاد می‌شوند، معمولاً استانداردهای لازم را دارند. این متد به شما این امکان را می‌دهد که اهداف خود را علنی کنید و با کمک یک جدول زمانی قابل اجرا آن‌ها را پیش ببرید.

این متد مخفف چند کلمه است که تمام ویژگی‌های اهداف را مشخص می‌کند:

• Specific: اهداف باید خاص باشند.
• Measurable: اهداف را باید به گونه‌ای انتخاب کنید که قابل اندازه‌گیری باشند.
• Attainable: یکی دیگر از ویژگی‌هایی که یک هدف درست باید داشته باشد، قابل دستیابی بودن آن است.
• Relevant: اهداف را باید مرتبط با سازمان خود انتخاب کنید.
• Time-Limited: اهداف باید مبتنی بر زمان تعیین شوند. به عبارتی دیگر باید مهلتی واقع‌بینانه برای هدف خود در نظر بگیرید و با توجه به نقطه پایان پیش بروید.

۷- فرصت‌هایی برای رشد فراهم کنید

شرکت شما باید فرصت رشد به کارمندان خود بدهد؛ در غیر این صورت انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس به مرور زمان کاهش می‌یابد. از این رو توصیه می‌کنیم که فرصت‌های رشد برای کارمندان را روی میز آن‌ها و جلوی چشمشان قرار دهید که انگیزه‌ای برای تلاش بیشتر آن‌ها باشد. برای این کار تنها لازم است که کارمندان خود را برای یادگیری و رشد تشویق کنید. به طور قطع یادگیری مهارت‌های جدید آن‌ها را درگیر کرده و انگیزه‌های فراوانی در آن‌ها ایجاد خواهد کرد. علاوه بر این، کارمندان مهارت‌های ارزشمندی می‌آموزند که نتایج بسیار خوبی برای سازمان شما به همراه دارد. بنابراین در نقش یک مدیر موفق ظاهر شوید و سازمان خود را به محیطی ایده‌آل برای رشد و تجربه‌های جدید تبدیل کنید.

۸- یک محیط کار سرگرم کننده و گرم ایجاد کنید

اگر به دنبال ایجاد انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس خود هستید، باید بدانید که محیط کار نقش مهم و اساسی دارد. در واقع فضایی که کارمندان شما در آن مشغول به کار هستند، باید از آرامش خوبی برخوردار باشد. تصور کنید در محیطی بی نظم و نامرتب همراه با تجهیزات بسیار کم کار می‌کنید. به نظر نمی‌رسد که شما در این محیط برای مدت طولانی دوام بیاورید. همه ما در محیط‌های تمیز با رایانه‌های به روز احساس بهتری داریم. چه بهتر که این محیط با چند گیاه خوب و صندلی‌های راحت آرامش ما را تکمیل کند. بسیاری از مدیران به منظور افزایش عملکرد کارکنان خود، سالن‌هایی برای استراحت آن‌ها نیز در نظر می‌گیرند.

۹- بازی‌های تیم‌سازی کلیدی

بدون شک با راه‌اندازی رقابت در میان کارکنان خود، آن روال کاری تکراری را از میان می‌برید. اگر در انتخاب این بازی‌ها سردرگم هستید، تنها روی هدف خود تمرکز کنید. بازی در سازمان خود راه بیندازید و پیوندهای تیمی را با آن قوی کنید. هر چه این رقابت سالم‌تر باشد، انگیزه‌های بزرگتری در اپراتورهای مرکز تماس خود ایجاد کرده‌اید که در نهایت افزایش عملکرد آن‌ها را در پی دارد.

ایده‌های انگیزشی در مرکز تماس؛ راز موفقیت شما

اگر این تکنیک‌ها را در مرکز تماس خود اجرا کنید، محیط کاری شما در مسیر درستی قرار می‌گیرد. هر چه بیشتر در انجام این تکنیک‌ها موفق باشید، انگیزه در اپراتورهای مرکز تماس شما نیز بیشتر خواهد شد. در نهایت زمانی خواهد رسید که بر تمام این تکنیک‌ها تسلط پیدا کنید و آن وقت است که همه چیز روند اتوماتیک و درست خود را طی می‌کند.

پشتیبانی ایزابل و الستیکس

همانطور که از عنوان این مطلب پیداست، موضوع مورد بحث این محتوا پشتیبانی ایزابل و پشتیبانی الستیکس می‌باشد. در حقیقت در این مقاله قصد داریم به بررسی دلایل احتیاج سیستم‌های تلفنی ایزابل و الستیکس به پشتیبانی و سرویس‌های دوره‌ای بپردازیم و در نهایت خدمات قابل ارائه توسط ویپینگ در این زمینه را نیز معرفی کنیم. پس در صورتی که در سازمان یا محیط کسب و کار خود از این سیستم‌های تلفنی استفاده می‌کنید، پیشنهاد ما این است که این مقاله را از دست نداده و تا انتها با ما همراه باشید.

چرا سیستم‌های ایزابل و الستیکس به پشتیبانی احتیاج دارند ؟

همانطور که می‌دانید، زمانی که از یک وسیله، نرم افزار CRM چیست ابزار، قطعه سخت‌افزاری یا هر چیز دیگری به صورت مداوم استفاده نرم افزار CRM چیست می‌کنید، باید اصول و شرایطی را مدنظر قرار دهید تا آن وسیله یا ابزار بتواند برای طولانی مدت کاربرد لازمه را داشته نرم افزار CRM چیست  و به درستی کار کنند. به عنوان ساده‌ترین مثال یک خودرو را متصور شوید، اگر به عنوان مالک  نرم افزار CRM چیست این وسیله بخواهید که خودروی شما همواره بازدهی نرم افزار CRM چیست  روز‌های اول خود را داشته و بتواند زمانی که به آن احتیاج دارید به درستی کار کند،نرم افزار CRM چیست  باید سرویس‌های دوره‌ای اتوموبیل را به موقع انجام دهید تا اولا این وسیله بتواند در مواقع مورد نیاز کارکرد درستی داشته باشد. دوما در صورت وجود مشکل در قطعات خودرو،نرم افزار CRM چیست  بتوانید قسمت معیوب را با کم‌ترین هزینه تعمیر کرده و جلوی شکل‌گیری هزینه‌های بسیار بالا‌تر را نیز بگیرد.

این موضوع دقیقا در مورد پشتیبانی ایزابل و پشتیبانی الستیکس به عنوان دو مورد از محبوب‌ترین نرم افزار CRM چیست مراکز تلفنی تحت شبکه (VOIP) نیز صدق می‌کند. همانطور که می‌دانید، نرم افزار CRM چیست به طور کلی سیستم‌های تلفنی در سازمان‌ها نقش بسیار مهمی را بر عهده دارند نرم افزار CRM چیست  و خرابی یا وجود مشکلات در آن‌ها ممکن است خسارت‌های کوچک و بزرگی  نرم افزار CRM چیست را برای شرکت ایجاد کند. بنابراین اولین و مهم‌ترین دلیلی که باعث می‌شود  نرم افزار CRM چیست مدیران یا صاحبان کسب و کارهای مختلف به فکر پشتیبانی از سیستم نرم افزار CRM چیست تلفنی سازمان خود باشند، نقش کلیدی این سیستم در سازمان و نیاز به پایداری آن در تمامی ساعات شبانه‌روز می‌باشد.

اما دومین دلیلی که بهتر است همواره آن را مدنظر داشته باشید این است که پشتیبانی از سیستم‌های تلفنی و سرویس‌های دوره‌ای این سیستم‌ها باعث می‌شود که اولا خرابی‌های این سرویس به حداقل برسد، دوما در صورت وجود مشکلات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری بتوانید مشکل ایجاد شده را با هزینه‌‌ی بسیار کم‌تری برطرف کنید. در بسیاری از مواقع ممکن است مشکلات کوچک موجود در نرم‌افزار و یا سخت‌افزار سازمان با گذر زمان بتوانند به مشکلات پر‌هزینه‌تر و زمان‌برتری تبدیل شوند که برطرف کردن آن‌ها علاوه‌بر هزینه‌ی زیاد، زمان بیشتری را نیز احتیاج خواهد داشت.

 

 

 

پشتیبانی الستیکس و ایزابل شامل چه مواردی می‌شود ؟

زمانی که شما پشتیبانی خرید CRM  الستیکس یا ایزابل خود را به یک سازمان دیگر می‌سپارید،  خرید CRM این سازمان معمولا برای صحت عملکرد سیستم در فواصل خاصی به صورت ریموتی و یا حضوری وضعیت سیستم تلفنی شما را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت وجود اشکال در عملکرد سیستم خرید CRM ، پس از در میان گذاشتن آن با مسئول مربوطه اقدام به برطرف کردن مشکل نیز می‌کند.

همچنین معمولا زمانی که یک شرکت خرید CRM یا سازمان مسئولیت پشتیبانی از سیستم تلفنی VOIP شما را به عهده می‌گیرد، موظف است در صورت بروز احتلال خرید CRM در عملکرد سیستم، طبق توافقی که در ابتدا صورت گرفته است در اولین فرصت اقدام با اعزام کارشناس کرده  خرید CRM و مشکل پیش آمده را در سریع‌ترین حالت ممکن برطرف کند. بدیهی است که بسته به امکانات یا شرایط خاصی که ممکن است سیستم تلفنی VOIP مجموعه‌ی شما داشته باشد، خرید CRM تعهداد شرکت ارائه دهنده این خدمات نیز می‌تواند تغییر کند که این تعهدات معمولا خرید CRM در ابتدای شروع پشتیبانی طبق توافق خرید CRM طرفین در قرار داد ذکر شده و برای هرکدام از آن‌ها هزینه‌ایخرید CRM  نیز در نظر گرفته می‌شود.

هزینه‌های پشتیبانی ایزابل و الستیکس چه قدر است ؟

به طور کلی پشتیبانی ایزابل و الستیکس به عنوان دو مورد از پرکاربرد‌ترین مراکز تلفنی نرم‌افزاری، بسته به میزان بزرگی و مقیاس سازمان می‌تواند متفاوت باشد. با توجه به انعطاف‌پذیری بسیار بالای این سیستم‌های تلفنی ممکن است تعداد کاربران سازمان‌ها از یک تا چند صد نفر متفاوت باشد و یا با توجه به نیاز‌های سازمان قابلیت‌های متفاوتی روی این مراکز تلفنی تعریف شده باشد که باعث شود موضوع پشتیبانی و رسیدگی به این سرویس‌ها، کمی پیچیده‌تر و حساس‌تر شود. از این رو میزان هزینه‌ی دریافت خدمات پشتیبانی و سرویس‌های دوره‌ای در این مراکز تلفنی ویپ نیز می‌تواند بسیار متغیر باشد. بنابراین برای براورد هزینه‌ی پشتیبانی و نگهداری از این سرویس‌ها بهتر است با شرکت‌های ارائه دهنده این خدمات تماس گرفته و موضوع را با آن‌ها درمیان بگذارید.

دریافت خدمات و پشتیبانی VOIP را از کجا شروع کنیم ؟

برای دریافت پشتیبانی الستیکس و پشتیبانی ایزابل باید پیش از هرچیزی یک لیست  مرکز تماس ویپ از سرویس‌های فعال روی این مراکز تلفنی و تجهیزات مربوطه تهیه کنید. مرکز تماس ویپ سپس با یکی از شرکت‌های ارائه دهنده‌ی خدمات VOIP تماس گرفته و با ارائه‌ی لیستی مرکز تماس ویپ که تهیه کرده‌اید از آن‌ها بخواهید پلن پیشنهادی خود برای دستیابی  مرکز تماس ویپ به بالا‌ترین پایداری و کیفیت در سیستم تلفنی را ارائه دهند.

در صورتی که قصد دارید از چند شرکت مختلف  مرکز تماس ویپ برای موضوع پشتیبانی ایزابل و الستیکس استعلام بگیرید، مرکز تماس ویپ باید در آخر کار تمامی پیشنهادات دریافت کرده را در کنار یک‌دیگر  مرکز تماس ویپ قرار داده و با مقایسه‌ی نسبت خدمات دریافتی و هزینه‌ای  مرکز تماس ویپ که پرداخت می‌کنید، بهترین گزینه را برای عقد قرارداد انتخاب کنید.مرکز تماس ویپ  پیشنهاد ما این است که برای انتخاب مناسب‌ترین شرکت جهت دریافت خدمات، حتما سابقه‌ی فعالیت  مرکز تماس ویپ و زمینه‌ی تخصصی کاری آن‌ها را نیز مورد ارزیابی قرار دهید مرکز تماس ویپ تا بتوانید بهترین گزینه را برای پشتیبانی از سیستم تلفنی سازمانتان انتخاب کنید.

 

 

خدمات VOIPING برای پشتیبانی ایزابل و پشتیبانی الستیکس

شرکت ویپینگ سال‌هاست که در زمینه‌ی راه‌اندازی مراکز تلفنی VOIP، سرویس نگهداری و تولید نرم‌افزار‌های اختصاصی این سیستم فعالیت می‌کند و اکنون این افتخار را دارد که پشتیبانی از سیستم‌های تلفنی بسیاری از کسب و کارهای کوچک و بزرگ موجود در ایران را به عهده داشته باشد.

برخی از مزایای دریافت خدمات پشتیبانی VoiPing عبارت است از:

• تضمین بالا‌ترین پایداری ممکن در سیستم تلفنی VOIP سازمان
• تضمین امنیت سیستم VOIP در بالا‌ترین حد ممکن
• برطرف کردن مشکلات احتمالی سیستم تلفنی در کوتاه‌ترین زمان ممکن
• سریع‌ترین زمان اعزام حضوری کارشناس در صورت عدم رفع مشکل به صورت ریموتی
• تضمین بهترین قیمت برای خدمات  پشتیبانی الستیکس، ایزابل، FreePBX و …
• ارائه ضمانت کتبی برای حفظ پایداری و سلامت مرکز تلفن ویپ سازمان شما
• تضمین بازگشت وجه در صورت عدم رضایت از پشتیبانی

برای کسب اطلاعات بیشتر و یا دریافت مشاوره رایگان و تخصصی از کارشناسان این مجموعه، کافیست با ما تماس حاصل فرمایید.

CRM چیست و چه کاربردی دارد ؟

در این مقاله قصد داریم پیش از هر چیزی پاسخ سوال ” CRM چیست ؟ ” را مورد ارزیابی قرار دهیم و سپس بررسی کنیم که واقعا تجهیز یک سازمان یا شرکت به یک نرم افزار CRM کاربردی و مفید، چه ضرورتی داشته و این سامانه‌ چه ارزش افروده‌ای را با خود برای شرکت به همراه خواهد داشت.

پس پیشنهاد می‌کنیم که اگر به فکر توسعه و رونق کسب و کار خود هستید و قصد دارید با خرید نرم افزار CRM، راندمان و عملکرد کار در شرکت خود را بالا ببرید این مقاله مفید و کاربردی را از دست نداده و تا انتها با ما همراه باشید.

CRM چیست ؟

پیش از این که به بررسی جامع و دقیق پاسخ سوال ” CRM چیست؟ ” بپردازیم شاید بهتر باشد معنا و مفهوم لغوی این عبارت  نرم افزار CRM چیست را بررسی کنیم. به طور خلاصه عبارت CRM مخفف Customer Relationship Management می‌باشد نرم افزار CRM چیست که ترجمه‌ی این عبارت به زبان فارسی ” مدیریت ارتباط با مشتریان ” است.نرم افزار CRM چیست بنابراین ساده‌ترین برداشتی که از ترجمه‌ی نام این سامانه می‌توان داشت این است که به طور کلی CRM یک سیستم نرم افزار CRM چیست جامع و کاربردی برای مدیریت تمامی ارتباطات و اطلاعات مشتریان می‌باشد که  نرم افزار CRM چیست شما را برای سامان‌دهی مشتریان و افزایش بهره‌وری سیستم فروش سازمانتان یاری می‌نماید.

 

 

 

همانطور که گفتیم تعریف فوق به نوعی ساده‌ترین و خلاصه‌ترین پاسخی است که می‌توان به سوال ” CRM چیست؟ ” داد و ما اگر بخواهیم نگاهی تخصصی‌تر به این سیستم‌ها و سامانه‌های حرفه‌ای داشته باشیم، می‌توانیم تمام قابلیت‌ها و امکانات CRM که می‌توانند میزان راندمان کاری و بازدهی سیستم فروش ما را به میزان چشم‌گیری تغییر دهند تک به تک معرفی کرده و آن‌ها را به صورت دقیق مورد مطالعه قرار دهیم.

با توجه به گسترده بودن امکانات CRM و نامحدود بودن قابلیت‌های آن، در ادامه برای این که شما عزیزان بتوانید درک بسیار بهتری نسبت به کاربرد و عملکرد CRM در شرکت‌ها داشته باشید قصد داریم تنها به بررسی برخی از اصلی‌ترین ویژگی‌ها و امکانات کلی CRM که معمولا مورد توجه شرکت‌ها قرار می‌گیرد بپردازیم و در مقالات کاربردی بعدی، بیشتر این امکانات جذاب را موشکافی کنیم.

بررسی دلیل اهمیت و کاربرد CRM در سازمان

حال که با تعریف کلی نرم افزار CRM آشنا شدید، قصد داریم به ۴ مورد از مهم‌ترین کاربرد‌ها و دلایلی که باعث می‌شوند CRM به یکی از نیازهای اولیه هر کسب و کار برای مدیریت مشتریان و ارتباطات سازمانی تبدیل شود بپردازیم.

مدیریت فرایندهای ارتباط با مشتری

همانطور که گفتیم یکی از اصلی‌ترین قابلیت‌ها و کاربرد‌های نرم افزار CRM، مدیریت ارتباطات کارشناسان مجموعه‌ی شما با مشتریانتان می‌باشد. در حقیقت نرم افزار CRM این قابلیت را در اختیار کارشناسان مجموعه‌ی شما قرار می‌دهد تا آن‌ها بتوانند تمامی اطلاعات مشتری، نتیجه‌ی تماس‌ها و ارتباطات، صحبت‌های انجام شده با مشتری و پیشنهادات مالی ارائه شده توسط کارشناسان را با جزئیات بسیار بالا ثبت کنند تا در تماس‌های بعدی بتوانند خدمات باکیفیتی را به این افراد ارائه کنند.

به طور کلی ثبت فرایندهای ارتباط با مشتری یکی از اصلی‌ترین و مهم‌ترین امکاناتی است که نرم افزار CRM در اختیار شما قرار می‌دهد و این قابلیت می‌تواند در بلند‌مدت تاثیر بسیار مثبتی روی عملکرد کارکنان و راندمان بخش‌های مختلف سازمان داشته باشد.

ایجاد بانک اطلاعاتی از داده‌ها و مشخصات مشتریان

همانطور که قیمت نرم افزار CRM گفتیم کارشناسان شما طی فرایند ارائه محصولات یا خدمات به مشتریان می‌توانند قیمت نرم افزار CRM تمامی جزئیات و اتفاقات را ریز به ریز درون CRM ثبت کنند قیمت نرم افزار CRMکه این اقدام پس از مدتی می‌تواند تبدیل به یک بانک اطلاعاتی قیمت نرم افزار CRM بسیار ارزشمند و کارآمد برای شما شود.

در حقیقت پس از مدت رمان کوتاهی که شروع به ثبت قیمت نرم افزار CRM اطلاعات و داده‌های مرتبط با مشتریان می‌کنید، قیمت نرم افزار CRM شما به یک گنجینه‌ی ارزشمند از اطلاعات برای بررسی عملکرد و تحلیل رفتار مشتریان و کارکنانتان دسترسی خواهید داشت که این بانک اطلاعاتی می‌تواند بیش از هر چیزی شما را برای قیمت نرم افزار CRM تصمیم‌های جدیدی که برای رشد و توسعه کسب و کارتان می‌گیرید یاری کند.

 

 

 

 

ایجاد هماهنگی بین واحد‌ها و افراد مختلف سازمان

یکی دیگر از مزایای ثبت نرم افزار کال سنتر فرایندهای ارتباط با مشتریان این است که تمامی بخش‌های نرم افزار کال سنتر سازمان در جریان تمام جزئیات ارتباطات با مشتریان قرار می‌گیرند و این موضوع باعث می‌شود تا هماهنگی بسیار بالایی بین تمامی کارکنان نرم افزار کال سنتر سازمان شما شکل گیرد. مثلا فرض کنید مشتری شما در اولین تماس اطلاعاتی نرم افزار کال سنتر را به یکی از کارشناسان شما ارائه می‌دهد و آن کارشناس تمامی اطلاعات وی را درون CRM ثبت می‌کند. نرم افزار کال سنتردر روزهای بعد اگر بنا به دلایلی مانند نرم افزار کال سنتر شیفت‌بندی کارکنان، کارشناس دیگری پاسخگوی نرم افزار کال سنتر همان مشتری باشد، با مراجعه نرم افزار کال سنتر به صفحه اخصاصی آن مشتری در CRM می‌تواند در جریان کلیه صحبت‌ها و اطلاعات قرار گرفته و نرم افزار کال سنتر به سرعت مشتری را برای رسیدن به محصول یا خدمات مدنظرش راهنمایی کند.

امکان تحلیل عملکرد کارشناسان و مشتریان شرکت

همانطور که گفتیم کارشناسان شما در هر تماس، اطلاعات زیادی را می‌توانند از مشتریان سازمان دریافت کرده و آن‌ها را روی سیستم ثبت کنند. یکی از قابلیت‌ها و امکانات جذابی که برخی از نرم افزارهای CRM در اختیار شما قرار می‌دهند این است که شما می‌توانید برای ارزیابی عملکرد کارکنان و یا رفتار مشتریانتان این اطلاعات را در کنار یکدیگر قرار داده و به کمک امکاناتی که درون CRM برای شما تهیه شده است آن‌ها را تحلیل کنید.

مثلا شما می‌توانید نتیجه‌ی پیشنهادات مالی یک کارشناس به مشتریان را در طی یک دوره مشخص خروجی گرفته و آن را روی نمودار و جدول‌های مختلف تحلیل کنید تا بتوانید با تصمیمات مدیریتی خودتان میزان فروش یا موفقیت در پیشنهادات مالی آینده سازمان را افزاش دهید.

 

 

اولین قدم برای خرید CRM چیست؟

اگر با مطالعه این مقاله و مقالات آموزش CRM به این فکر افتاده‌اید که شرکت یا کسب و کار خود را به این سامانه‌ی کاربردی و مفید تجهیز کنید به شما تبریک می‌گوییم. چرا که قطعا سازمان و کسب و کار شما به زودی با راه اندازی نرم افزار CRM یک تحول چشم‌گیر را تجربه کرده و به میزان قابل توجهی رشد خواهد کرد.

برای راه اندازی و خرید نرم افزار CRM شما باید در قدم اول یک لیست از واحد‌های فعال در سازمان خود و نحوه‌‌ی عملکرد هر بخش تهیه کرده و سپس با یکی از شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار CRM تماس بگیرید. کارشناسان فروش این شرکت‌ها با مطالعه لیستی که از بخش‌های مختلف و عملکرد آن‌ها تهیه کرده‌اید شما را برای تهیه یک CRM جامع و کاربردی متناسب با کسب و کارتان راهنمایی کرده و یک راهکار مفید و کاربردی به شما پیشنهاد خواهند داد.

نرم افزار CRM هوشمند VOIPING

نرم افزار CRM هوشمند ویپینگ یکی از راهکارهای بسیار پیشرفته و نوین برای مدیریت ارتباط با مشتریان و همگام‌سازی این سیستم با مراکز تلفنی تحت شبکه یا VOIP می‌باشد که می‌تواند امکانات و قابلیت‌های بسیار مفید و پیشرفته‌تری نسبت به آن چه در این مقاله مورد ارزیابی قرار دادیم را در اختیار شما قرار دهد تا شما عزیزان بتوانید به کمک این سامانه‌ی هوشمند کسب و کار خود را توسعه داده و سیستم فروش سازمانتان را متحول کنید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد این سیستم می‌توانید به صفحه‌ی اصلی نرم افزار CRM مراجعه نموده و یا برای دریافت مشاوره تلفنی رایگان و تخصصی با کارشناسان ما تماس حاصل فرمایید.

تلفن: [phone]

بررسی KPI های استاندارد مرکز تماس

امروزه کال سنتر به یک بخش حیاتی برای بسیاری از سازمان‌ها به ویژه سازمان‌های خدماتی تبدیل شده‌است. بنابراین شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برای اندازه‌گیری، کنترل و مدیریت کال سنتر اهمیت می‌یابد. از این رو در این مقاله قصد داریم به بررسی شاخص استاندارد یا KPI در کال سنتر بپردازیم و جزئیات این شاخص را نیز مورد ارزیابی قرار دهیم. پس با ما همراه باشید.

KPI های کال‌سنتر شامل چه مواردی می‌شود؟

به طور کلی در یک مرکز تماس استاندارد KPI ها و پارامتر‌های مختلفی از مرکز تماس ویپ مورد ارزیابی قرار می‌گیرد که عبارت است از:

1. نرخ تماس ورودی
2. تعداد تماس‌های حاضر در صف انتظار
3. درصد تماس‌های از دست رفته
4. درصد تماس‌های بی‌پاسخ
5. میانگین مدت زمان مکالمه
6. میانگین زمان انتظار در صف
7. میانگین زمان توقف تماس‌ها
8. رضایتمندی مشتریان
9. زمان اوج ترافیک تماس‌ها (زمان پیک ترافیک تماس‌ها)
10. نرخ رهاسازی تماس‌ها
11. سطح سرویس
12. نرخ ارجاع تماس‌ها
13. میانگین مدت زمان کار پس از تماس
14. میانگین زمان رسیدگی
15. رفع نیاز مشتری در اولین تماس

 

 

1: نرخ تماس ورودی Call Arrival Rate

نرخ تماس ورودی در روزها یا ساعات گذشته به مدیران اجازه می‌دهد تا روند تماس‌های ورودی سامانه تلفن گویا را بررسی کنند و روز‌هایی که تماس به میزان قابل توجهی کم یا زیاد می‌باشد را مشخص نمایند. در این صورت این مدیران می‌توانند تدابیر لازم را برای آن زمان‌ها بیندیشند. بر فرض مثال، ممکن است آن‌ها اثرگذاری کمپین‌های بازاریابی را بررسی کرده و برای رویداد‌ها و شرایط محتلف تدابیر لازم را بیندیشند.

2: تعداد تماس‌های حاضر در صف Active waiting calls

در بسیاری از واحدها نیاز است تا اپراتورها امکان مشاهده‌ی تعداد نفرات در صف انتظار ر‌ا داشته باشند تا در صورت لزوم به مکالمات حال حاضر خود سرعت بالاتری بخشند چرا که کاهش تعداد نفرات در صف انتظار باعث بهبود در دیگر شاخص‌ها می‌گردد.

3: درصد تماس‌های از دست رفته Missed Call Percentage

این شاخص یکی از مهم‌ترین شاخص‌های کال‌ سنتر می‌باشد. این عدد از نسبت تعداد تماس‌های بدون پاسخ به کل تماس‌ها محاسبه می‌گردد. این شاخص با درصد نمایش داده شده و عدد مربوطه هرچه به عدد صفر نزدیک‌تر باشد بدان معناست که عملکرد سازمان بهتر است.

 

 

4: درصد تماس های بی پاسخ No Answer Calls Percentage

این شاخص نشان می‌دهد که اپراتور چند درصد از تماس‌های خود را از دست داده است. نکته مهمی که باید در مورد این عدد بدانید دفترچه تلفن این است که این شاخص با شاخص تماس‌های از دست رفته متفاوت است، چرا که در این شاخص تماس به اپراتور رسیده (گوشی اپراتور زنگ خورده) اما پاسخ داده نشده است.

 

 

5: استاندارد KPI و میانگین مدت زمان مکالمه Talk Time Average

به طور میانگین مدت زمان کلیه‌ی مکالمات کال سنتر توسط این شاخص محاسبه می‌گردد. نکته‌ای که باید در نظر داشته باشید این است که در محاسبات این شاخص زمان Hold Time مشتریان در نظر گرفته نمی‌شود.

 

 

6: میانگین زمان توقف تماس‌ها On-Hold Time Average

منتظر ماندن مشتریان در حین مکالمه با اپر‌اتور امریست که در نظر مشتری خوش‌آیند و ایده‌آل نیست. در هر حال باید سعی شود تا مشتریان کم‌ترین زمان را در حالت انتظار بمانند و خدمات در سریع‌ترین زمان به ایشان ارایه شود.

 

 

7: رضایتمندی مشتریان (CSAT) یا Customer Satisfaction

اندازه‌گیری میزان رضایتمندی مشتریان باعث می‌شود تا مدیران دید دقیقی از عملکرد هر اپراتو‌ر به تنهایی داشته باشند و بدانند که آیا تیم مربوطه استانداردهای سازمان را رعایت می‌کند یا خیر. همچنین مدیران شرکت‌ها در نهایت می‌توانند این عملکرد را میان اپراتورهای گروه‌های مختلف مقایسه کنند.

 

 

8: اوج ترافیک تماس ها در یک بازه مشخص Peak Hour Traffic

این شاخص به مدیران سازمان‌ها کمک می‌کند تا شلوغ‌ترین و خلوت‌ترین زمان ترافیک تلفنی را تشخیص دهند. با کمک این شاخص مدیران می‌توانند تعداد نیروهای تخصیص داده شده به هر واحد را به درستی مدیریت کنند.

 

 

9: نرخ رهاسازی تماس ها Abandoned Calls Rate

به میانگین تماس‌هایی گویند که شخص تماس‌گیرنده قبل از اینکه به اپراتور وصل شود تماس را قطع‌ کند. تلفن گویا این یکی از اتفاقات رایج در کال سنترها است و اثر مخربی بر میزان حقظ مشتریان دارد. در واقع هرگاه مشتری تماس بگیرد و قبل از ارتباط با اپراتور تماس را قطع کند آن تماس رهاسازی شده است.

 

 

10: سطح سرویس (سرعت پاسخ گویی) Service Level

شاخص سرعت پاسخگویی بر اساس مدت زمان برقراری تماس از زمانی که تماس‌گیرنده وارد صف می‌شود تا زمانی که اپراتور به تماس وی پاسخ میدهد محاسبه می‌گردد. (نکته: مدت زمانی که تماس گیرنده پیام تلفن گویا را گوش می‌داده است در این شاخص محاسبه نمی‌شود)

 

 

11: استاندارد KPI و نرخ ارجاع تماس‌ها Call Transfer rate

این شاخص بیانگر آن است که اپراتورها چه میزان از تماس‌های مشتریان را به طور میانگین به همکارانشان ارجاع می‌دهند. هدف این شاخص بررسی میزان تسلط و دانش اپراتورها به سوالات مشتریان است. همینطور می‌توان مسیر ارتباطی مخاطبین با اپراتورها را نیز مورد بررسی قرار داد.

 

 

12: میانگین مدت زمان کار پس از تماس Call Wrap up Time Average

در اغلب کال سنترها، اپراتور پس از قطع تماس زمانی را برای ثبت و بروزرسانی اطلاعات یا ارسال اطلاعات به مشتری نیاز دارد، از این رو می‌بایست زمان بین اتصال تماس‌ها به اپراتور یک حداقلی داشته‌ باشد.

 

 

13: میانگین زمان رسیدگی Handle Time Average

هر کال‌ سنتری باتوجه به نوع خدماتی که ارائه می‌دهد، زمانی را به طور میانگین برآورد می‌کند که زمان ایده‌آل برای رفع و رجوع مشکل مخاطبین یا ارائه خدمات می‌باشد. در این زمینه می‌بایست با توجه به این پارامتر و تعداد تماس‌گیرندگان روزانه، تعداد اپراتورهای پاسخگو در هر کال سنتر مشخص گردد.

 

 

14: رفع نیاز مشتری در اولین تماس (ّFCR) یا First Call Resolution

این شاخص عبارت است از درصد تماس‌هایی که هر کارمند می‌تواند در آن بدون نیاز به انتقال تماس یا برگشت تماس به نیاز مشتری پاسخ دهد. در واقع تعداد درخواست‌هایی است که در تماس اول مشتری برطرف می‌شود. (این شاخص در مرکز ارتباط ویپینگ به سادگی قابل محاسبه می‌باشد.)

 

 

ویپینگ در رابطه با استاندارد KPI چگونه شما را همراهی می‌کند؟

همه این اعداد و شاخص‌های استاندارد KPI برای توسعه و بهبود وضعیت خدمات کال سنتر در شرکت یا سازمان‌ها است. باید بتوان با استفاده از این شاخص‌ها ساختاری را ایجاد کرد که با بررسی دائم آن‌ها، مشتریان راضی‌تر باشند و سود سازمان افزایش یابد. مرکز نماس ویپینگ می‌تواند به شما کمک کند تا بتوانید از وضعیت تماس‌ها در کال سنتر مطلع باشید و شاخص‌ها را به راحتی بر روی داشبورد خود مدیریتی مشاهده کنید.